Registro anagrafe condominiale, che cosa è, quali documenti e dati l’amministratore può richiedere e quali no.

L’anagrafe condominiale è uno dei registri che l’amministratore è obbligato a tenere ed aggiornare durante la gestione dell’immobile.

▷ I registri condominiali obbligatori

Introdotto con la legge 220/2012 meglio nota con il nome di riforma del condominio, l’anagrafe condominiale ha lo scopo di raccogliere informazioni aggiornate e sempre disponibili sui dati dei proprietari, usufruttuari, inquilini.

Ma vediamo nel dettaglio che cosa è, e di quali dati si compone il registro di anagrafe condominiale.

Anagrafe condominiale: che cosa è

L’anagrafe condominiale è il registro nel quale vengono raccolti i dati delle singole proprietà immobiliari che costituiscono il condominio.
L’amministratore ha l’obbligo della tenuta del registro. La sua diligenza gli impone di mantenerlo aggiornato.

D’altro canto i proprietari/condomini hanno l’obbligo di informare l’amministratore sulle variazione nei dati (vendita, contratto di locazione, etc.) entro 60 giorni.

Registro anagrafe condominiale dati e documenti

Ma quali sono i dati che costituiscono l’anagrafe condominiale?
Sebbene sia chiara l’utilità e gli scopi del registro di anagrafe condominiale e l’obbligo dell’amministratore di tenerlo aggiornato e completo, non altrettanto chiare e a volte disattese sono le disposizione in merito alla raccolta dei dati e i documenti che l’amministratore può richiedere e quali no.

A questo proposito il Garante della Privacy ha definitivamente eliminato ogni dubbio in merito, con un chiarimento che non lascia spazio ad equivoci.

L´Autorità con la  NEWSLETTER N. 387 del 23 aprile 2014 e un recente provvedimento n. 106 del 19 febbraio 2015 ha ribadito che, in base alla disciplina privacy, l’amministratore può trattare solo informazioni attinenti alle finalità da perseguire.

Dunque, può acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli condomini – siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari – chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.

Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune.
Non può invece chiedere, perché risulterebbe eccedente, copia della documentazione: come, ad esempio, l´atto di compravendita in cui sono riportati i dati.

Vediamo allora alla luce di quanto disposto dal Garante della Privacy e dalla modifica dell’articolo 1130 c.c. quali sono i dati e i documenti che l’amministratore può richiedere e quali no.

In via preliminare va tenuto conto di quanto segue:

• il condòmino non è tenuto a fornire le prove documentali delle informazioni rese all’amministratore per la tenuta del registro di anagrafe condominiale;
• l’amministratore può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità da perseguire.

Dunque i dati che l’amministratore può richiedere per redigere l’anagrafe condominiale sono:
Dati anagrafici relativi al proprietario, cointestatari o usufruttuari, i dati catastali dell’immobile.

• Nome e Cognome del proprietario
• Nome e Cognome dei cointestatari o usufruttuari
• Codice Fiscale
• Residenza
• Telefono
• Email/pec
• Foglio
• Particella
• Subalterno
• Categoria

Anagrafe condominiale: le “condizioni di sicurezza”

Con l’entrata in vigore del” Decreto Destinazione Italia”, i condomini non dovranno più fornire alcuna informazione sulla propria unità immobiliare, perché i dati da raccogliere riguardano solo le parti comuni dell´edificio.
Dunque l’amministratore non può chiedere le informazioni relative alle cosiddette “condizioni di sicurezza”.

Registro di anagrafe condominiale e privacy

La tenuta e la gestione dell’anagrafe condominiale implica degli aspetti di privacy che l’amministratore è tenuto a rispettare. Quest’ultimo, infatti, dovrà comporre la necessità di raccogliere dati dei condomini impostogli dall’ art. 1130 I comma n.6 c.c. con gli obblighi della normativa in materia di trattamento dei dati e privacy.
Ribadendo quanto detto sopra circa i dati e i documenti che l’amministratore può richiedere, quest’ultimi non potranno essere divulgati a terzi, tranne per casi eccezionali.

Per quanto concerne invece la possibilità di accedere ai dati da parte dei singoli condomini, va detto che l’amministratore non può sottrarsi dal diritto di visionare e/o estrapolare parte del registro di anagrafe condominiale da parte dei singoli condomini, ad eccezione del numero telefonico, così come chiarisce anche la Guida del Garante.
Diritto di accesso ai documenti condominiali

Domande frequenti

• L’amministratore può chiedere l’atto di compravendita?
  No. E’ un documento che eccede le finalità del registro di anagrafe condominiale.
• Il condomino è obbligato a fornire i dati anagrafici, residenza e/o domicilio?
  Si, il condomino è tenuto a fornire su richiesta dell’amministratore i dati relativi alla proprietà.
• Il condominio è tenuto a fornire le condizione di sicurezza dell’appartamento?
  No. Il condomino non è più obbligato a fornire le cosiddette condizioni di sicurezza. perché i dati da raccogliere riguardano solo le parti comuni dell´edificio.
• Il singolo condomino può accedere al registro di anagrafe condominiale?
  Si. Il condomino può prendere visione ed estrarre copia sottoscritta dall’amministratore.
• Il condominio o l’amministratore può vietare l’accesso al registro di anagrafe condominiale da parte di un condomino invocando un diritto di privacy?
  No. L’accesso al registro di anagrafe condominiale e l’estrazione di tutto o parte di esso è sempre consentito ai partecipanti del condominio.
• Le informazioni in possesso dell’amministratore possono essere oggetto di richiesta da parte di terzi?
  Eccezionalmente si. Il Comune può richiedere informazioni, per esempio in relazione a locazione di cui però non esistono registrazioni.

Sentenze e riferimenti normativi

• Art. 1129 codice civile
• Tribunale di Chieti 31 gennaio 2018 n. 8

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