Il condomino ha diritto di accedere, visionare e richiedere copia dei documenti condominiali?
A quali documenti il condomino può accedere?
Cosa fare in caso di mancato accesso ai documenti condominiali?

Lo spunto per questo approfondimento, ci arriva da un nostro lettore che dopo aver avuto difficoltà a consultare i documenti del condominio in possesso dell’amministratore ci chiede alcune delucidazione.
“A seguito del ricevimento della convocazione dell’assemblea ordinaria di condominio e all’invio del bilancio consuntivo e della ripartizione ho richiesto all’amministratore di poter visionare i documenti di spesa o averne copia.”

Diritto del condomino di visionare i documenti del condominio

Con la cosiddetta “Riforma del Condominio” l’amministratore nella sua veste di custode delle parti comuni e dei registri obbligatori condominiali deve consentire ai singoli condomini l’accesso ai documenti condominiali.

Tuttavia la legge limita tale diritto ai soli documenti giustificativi di spesa.
Dunque fatture e pagamenti effettuati dal condominio per l’acquisto di materiali o prestazioni professionali.
Pertanto non è possibile richiedere all’amministratore dati relativi alla situazione dei pagamenti degli altri condomini o dati presenti nell’anagrafe condominiale come il numero di telefono.
Riepilogando i documenti condominiali a cui il condominio può accedere sono:

• Giustificativi di spesa (fatture e scontrini fiscali)
• Estratto conto corrente del condominio
• Dati catastali di altre proprietà in condominio

Modalità e tempi di accesso ai documenti condominiali

Il diritto del condomino di accedere ai documenti condominiali non può per nessuna ragione ostacolare la normale attività professionale dell’amministratore. Anche per questo motivo l’art. 1129 comma 2 codice civile stabilisce, che l’amministratore è tenuto, ad indicare orario, giorni e luogo in cui è possibile visionare i documenti.
L’accesso ai documenti del condominio può essere esercitato dal singolo condomino non solo attraverso la consultazione diretta, ma anche attraverso la richiesta di copia dei documenti.

Sull’argomento relativo all’accesso ai documenti del condominio è utile ricordare che tale diritto può essere esercitato sia al momento dell’approvazione del rendiconto, sia durante la gestione annuale. (Corte di Cassazione n. 4686 del 2018)
I documenti visionabili di cui si può chiedere copia sono quelli del bilancio corrente, ma anche quelli relativi agli anni precedenti, fino ad un massimo di 10 anni.
L’obbligo di tenuta dei documenti giustificativi di spesa sono infatti fissati in 10 anni.

Accesso ai documenti condominiali : i costi per il condomino

Come anticipato in precedenza il diritto da parte del condomino di prendere visione dei documenti condominiali non può intralciare il lavoro dell’amministratore. La sola presa visione dei documenti giustificativi di spesa non comporta costi o spese a carico del condomino. Mentre il costo relativo alle copie dei documenti grava sul condomino che ne fa richiesta. Tuttavia non può essere così gravoso da limitarne l’esercizio del diritto.

L’amministratore dovrà in questo caso inserire nel rendiconto finale la spesa della consegna di copie dei documenti giustificativi di spesa tra quelle personali del condomino.

Va detto inoltre che il costo (fornire copia dei documenti) se non espressamente inserito nel preventivo approvato si deve intendere compreso nel compenso relativo alla gestione ordinaria. (Cass. Sez. 2, 28/04/2010, n. 10204; Cass. Sez. 2, 12/03/2003, n. 3596)

Documenti condominiali a cui il condomino non può accedere

Talvolta il singolo condomino richiede all’amministratore, per esempio, il numero telefonico di un vicino o la situazione dei pagamenti di altri condomini.
Il perentorio rifiuto dell’amministratore di fornire tali informazioni, sfocia spesso in attriti e discussioni.
Tuttavia è utile ricordare che se l’anagrafe condominiale rientra tra i documenti di libera consultazione il numero telefonico di altri condomini, NO. Infatti è protetto dalla privacy. Lo chiarisce in modo inequivocabile il Garante della Privacy nella guida alla privacy nel Condominio a pag. 6.

Dunque l’amministratore che si rifiuta di comunicare il numero telefonico di un’ altro condomino agisce correttamente. Peraltro lo stesso amministratore potrebbe non essere in possesso di tutti i numeri dei condomini.
Non a caso il numero di telefono è uno di quei dati che l’amministratore, all’atto di redigere l’anagrafe condominiale, non può chiedere ne obbligare i condomini ad essergli fornito.
Leggi l’approfondimento sul registro anagrafe condominiale.
Analogamente per motivi di privacy l’amministratore non può comunicare lo stato dei pagamenti di altri condomini.

L’amministratore non consegna i documenti al condomino

L’amministratore ha l’obbligo di rendere accessibile a tutti i condomini che ne fanno richiesta, quei documenti che rientrano nella categoria dei giustificativi di spesa. In precedenza abbiamo visto quali sono. La richiesta di prendere visione o di ottenere copia dei documenti, può essere fatta contattando direttamente l’amministratore.
Se l’amministratore non risponde in tempi ragionevoli o si rifiuta, senza dare validi motivi, sarà necessario fare richiesta formale, inviando una  raccomandata o una pec.

Il perdurare dell’impossibilità di visionare i documenti condominiali da parte del condomino, apre lo scenario della revoca del mandato e dell’annullabilità delle delibere relative all’approvazione del bilancio.
Non a caso, l’impossibilità da parte dei condomini di accedere ai documenti giustificativi di spesa, di fatto limita l’azione di controllo sull’operato dell’amministratore.
Il mancato accesso ai documenti potrebbe essere un’indizio di una amministrazione poco trasparente.
Dunque la necessità di porre termine a tale amministrazione.

Sentenze e riferimenti normativi

Cass. Sez. 2, 28/04/2010, n. 10204;
Cass. Sez. 2, 12/03/2003, n. 3596;
Corte di Cassazione n. 4686 del 2018

© RIPRODUZIONE RISERVATA