Convocazione assemblea condominiale: tempi, modalità e strumenti. Scopri come deve essere convocata una assemblea condominiale.

La convocazione è l’atto formale con il quale l’amministratore convoca l’assemblea condominiale.
L’amministratore deve convocare l’assemblea ogni anno per riferire sul suo operato.
Questa è chiamata assemblea ordinaria e può trattare qualsiasi argomento di amministrazione ordinaria e straordinaria.
Tutte le altre assemblee convocate durante la gestione quando l’amministratore o i condomini lo ritengono necessario, sono dette straordinarie.

Per una corretta convocazione dell’assemblea condominiale, sia essa ordinaria che straordinaria, è indispensabile ottemperare a quanto sancito da alcuni articoli del Codice Civile.

Convocazione assemblea condominiale: l’avviso

L’avviso di convocazione deve indicare il luogo, la data e l’ora della riunione, ed includere l’ordine del giorno, cioè l’elenco degli argomenti da discutere qui. Quest’ultimo, pena l’annullamento di una delibera, deve essere menzionato in modo specifico, sebbene in modo non analitico e meticoloso (Cassazione, sentenza n. 14560/2004).

Ricorda: trattandosi di una delle prescrizioni di forma richieste dal procedimento collegiale l’inosservanza dell’invio dell’avviso di convocazione comporta l’annullabilità delle delibere. Dunque è importante avere una prova della convocazione di tutti i condomini.

La riunione nell’ambito della seconda convocazione deve aver luogo in un giorno diverso dal primo, altrimenti le delibere saranno nulle. Tutti i condomini devono essere convocati all’assemblea pena l’annullamento delle deliberazioni.

Gli strumenti per inviare l’avviso di convocazione

I condomini devono essere convocati almeno cinque giorni prima della data di prima convocazione, pena la nullità delle delibere. Ne consegue la necessità di poter dimostrare da parte dell’amministratore dell’invio della convocazione stessa.

Gli strumenti indicati dall’ Art. 66 delle Disp. di Att. del Cod. per l’invio della convocazione sono:

• posta raccomandata
• posta elettronica certificata
• fax
• consegna a mano

Dunque non è previsto l’invio tramite mail ordinaria, comunicazione a voce o messaggi whatsapp.

Se l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale è stato inviato per posta raccomandata, non inoltrato a causa dell’assenza del destinatario e di un’altra persona autorizzata a riceverlo, il momento in cui l’atto è considerato noto coincide con l’emissione della relativa notifica di giacenza al destinatario, e non al momento in cui verrà successivamente consegnato.

A riguardo va ricordato l’importanza del registro anagrafe condominiale, che oltre ad essere uno dei 4 registri obbligatori nella gestione del condominio, deve essere necessariamente mantenuto aggiornato.

Convocazione assemblea condominiale: casi particolari

• In assenza di un amministratore, ogni condominio può, di propria iniziativa, convocare una riunione.
• Almeno due condomini che rappresentano almeno un sesto dei millesimi di proprietà dell’edificio possono chiedere all’amministratore di convocarla per discutere e considerare gli argomenti specificati. Decorsi 10 giorni e in mancanza di una convocazione,  i richiedenti possono convocarla direttamente (articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile).
• Nel caso in cui l’ordine del giorno dell’assemblea, presenti un cambio di destinazione d’uso di una parte comune dell’edificio, l’avviso di convocazione deve:
  essere “affisso per 30 giorni consecutivi nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati”
  pervenire ai condomini, con lettera raccomandata o nei modi previsti dall’Art. 66 delle Disp. di Att. del Cod. Civ. almeno 20 giorni prima dell’adunanza fissata per la prima convocazione.

Domande frequenti

• In assenza di un amministratore è possibile convocare una assemblea?
  Si. Di propria iniziativa ogni condomino può convocare una riunione.
• E’ possibile inviare l’avviso di convocazione attraverso mail ordinaria o whatsapp?
  No non è possibile inviare l’avviso di convocazione con mail ordinaria o whatsapp.
• La convocazione dell’assemblea condominiale deve contenere l’ordine del giorno?
  Si. la convocazione deve contenere l’ordine del giorno.
• Quali sono i termini minimi per l’invio della convocazione dell’assemblea di condominio?
  5 giorni per assemblee ordinarie e straordinarie, 20 giorni nel caso in cui all’ordine del giorno sia inserito un argomento di delibera che proponga la modifica della destinazione d’uso di parti comuni.

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